CoachDesk · Fassung beta-2026-11-14

Datenschutzerklärung – Plattform CoachDesk (app.coachdesk.at)

1. Worum es geht

CoachDesk ist eine Web-Anwendung für Berater:innen (Klient:innen, Termine, Protokolle, Dokumente, Kommunikation). Diese Erklärung betrifft Ihre eigenen Daten als Nutzer:in von CoachDesk (Konto, Anmeldung, Feedback).

Daten Ihrer Klient:innen verarbeiten wir nicht für eigene Zwecke, sondern in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (av-vertrag.md). Verantwortlich gegenüber Ihren Klient:innen sind Sie; die Information Ihrer Klient:innen (Art. 13/14 DSGVO) ist Ihre Aufgabe.

2. Verantwortlicher

Bernhard Millauer, Margaretengürtel 116/25, 1050 Wien, Österreich, E-Mail: [email protected] Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

3. Welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten

3.1 Registrierung und Konto

• Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, PBKDF2-HMAC-SHA256 mit 200 000 Iterationen und Salt), Anrede, Vorname, Nachname, optional Titel, verwendeter Einladungscode und wer ihn ausgestellt hat, Zeitpunkt der Bestätigung der E-Mail-Adresse, akzeptierte Fassung der Nutzungsbedingungen, des AV-Vertrags und dieser Erklärung samt Zeitpunkt.
• Einladungen: Wer Ihnen einen Code gibt, sieht nach der Einlösung nur den ersten Buchstaben und die Domain Ihrer E-Mail-Adresse (z. B. „m…@beispiel.at“).
• Zweck: Bereitstellung des Kontos und des Dienstes, Nachweis der Zustimmungen.
• Rechtsgrundlage: Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Nachweis der Zustimmungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f.

3.2 Anmeldung und Sicherheit

• Sitzungs-Cookie (derzeit ajour_token): zufälliges Token, HttpOnly, SameSite=Lax, Secure; gültig 30 Tage. Es ist das einzige Cookie der Anwendung.
• Zwei-Faktor-Anmeldung (dringend empfohlen): TOTP-Geheimnis (verschlüsselt gespeichert) und Wiederherstellungscodes (nur als Hash).
• PIN-Sperre: 4-stellige PIN (nur als Hash) und Zeit bis zur automatischen Bildschirmsperre.
• Änderungsprotokoll: Anmeldungen, Fehlversuche (mit IP-Adresse und versuchtem Benutzernamen), Änderungen und das Öffnen vertraulicher Inhalte werden mit Zeitpunkt und Benutzer protokolliert. Zusammenfassungen enthalten keine Klientennamen, Detailfelder können aber personenbezogene Angaben enthalten (z. B. Dateinamen).
• Begrenzung von Fehlversuchen: fünf fehlgeschlagene Anmeldungen je IP-Adresse und Benutzername in 10 Minuten führen zu einer Sperre.
• Zweck: Schutz Ihres Kontos und der Klientendaten, Nachvollziehbarkeit, Missbrauchsabwehr.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).
• Speicherdauer: Sitzungen 30 Tage; das Änderungsprotokoll so lange, wie Ihr Konto besteht.

3.3 Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf entsteht ein Zugriffsprotokoll (IP-Adresse, Zeitpunkt, Methode, Pfad, Statuscode). Zweck: Betrieb, Fehlersuche, Angriffserkennung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 14 Tage.

3.4 Speicher im Browser

Die Anwendung legt im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) ab: Anzeigeeinstellungen (Farben, Filter, Anonymisierungsmodus), den Zeitpunkt der nächsten Erinnerung an die Zwei-Faktor-Anmeldung, die zuletzt geöffneten Klient:innen für die Schnellsuche (nicht im Anonymisierungsmodus) und verschlüsselte Entwürfe von Termin-Eingaben (AES-GCM; der Schlüssel liegt nicht im Browser, Entwürfe verfallen nach 5 Tagen). Ein Service Worker speichert nur Programmdateien, keine Daten.

Diese Speicherung ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und bedarf daher keiner Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Inhalte von Drittservern (Schriften und Skripte liegen auf unserem Server).

3.5 E-Mails der Plattform

Bestätigungs-, Passwort-, Einladungs- und Feedback-Benachrichtigungen versenden wir von Adressen unter @coachdesk.at über den Versanddienst Mailgun (EU-Region, siehe Abschnitt 4). Verarbeitet werden Empfängeradresse, Inhalt und Zustellstatus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auch die E-Mails, die Sie aus CoachDesk an Ihre Klient:innen senden (z. B. Terminbestätigungen), gehen in der Beta über diesen Versand unter @coachdesk.at. Das ist Auftragsverarbeitung für Sie (AV-Vertrag). Ein eigenes SMTP-Konto anzubinden ist für später vorgesehen.

3.6 Feedback

• Daten: Art und Text der Rückmeldung, optional ein Bildschirmfoto der aktuellen Ansicht (vor der Aufnahme wird der Anonymisierungsmodus angewendet; bitte trotzdem keine Klientendaten zeigen), technischer Kontext (aufgerufene Seite, Programmversion, Browser), Status und unsere Antwort.
• Zweck: Verbesserung des Dienstes in der Beta, Beantwortung Ihrer Rückmeldung. Nur der Betreiber sieht das Feedback aller Nutzer:innen; Sie sehen Ihre eigenen Einträge.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Beta dient der Erprobung) und lit. f.
• Speicherdauer: bis zur Erledigung, längstens 30 Tage nach Eingang.

3.7 KI-Funktionen (optional, auf Antrag)

KI-Funktionen sind standardmäßig aus. Sie können sie mit einer kurzen Begründung beantragen; wir speichern Antrag, Entscheidung und Notiz. Nach der Freischaltung tragen Sie selbst einen KI-Anbieter (Endpunkt), Ihren API-Schlüssel und ein Modell ein und stimmen der Übermittlung ausdrücklich zu. Für die Nutzung der KI und die Wahl des Anbieters sind Sie selbst verantwortlich; der KI-Anbieter ist Ihr eigener Vertragspartner, wir stellen keinen KI-Dienst bereit. Bei Zusammenfassungen von Protokollen geht der Protokolltext so an den Anbieter, wie Sie ihn geschrieben haben; Namen darin werden nicht automatisch entfernt. Bei KI-Vorschlägen für Suchprofile und Angebote entfernt CoachDesk vorher Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern, IBAN, Geburtsdaten und Adressen aus dem Text. Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie an den Browser zurückgegeben. Von KI-Aufträgen protokollieren wir nur Metadaten (Art, Zeitpunkt, Zeichenanzahl, Fehler), keine Inhalte; dieses Protokoll wird nach 30 Tagen gelöscht.

3.8 Kalender-Abonnement und Browser-Erweiterung (optional)

Wenn Sie einen Kalender-Link (iCal) oder ein Token für die Browser-Erweiterung erzeugen, speichern wir nur eine Prüfsumme des Tokens. Der Kalender-Link zeigt standardmäßig keine Klientennamen, nur „Klient #Nummer“; wer den Link kennt, kann ihn abrufen. Sie können Links jederzeit widerrufen.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung. Wir verkaufen keine Daten und betreiben kein Profiling.

5. Speicherdauer

• Kontodaten und Änderungsprotokoll: bis zur Löschung Ihres Kontos. Nach Ihrer Löschanforderung gilt eine Frist von 14 Tagen, in der Sie die Löschung zurücknehmen und Ihre Daten noch exportieren können; danach werden Ihr Mandant (Datenbank, Dokumente) und Ihre Kontodaten gelöscht. Ein Minimal-Eintrag (Konto-ID, Zeitpunkt der Löschung) bleibt als Nachweis.
• Sicherungskopien: verschlüsselt, werden nach 30 Tagen überschrieben; bis dahin können gelöschte Daten in Sicherungen noch enthalten sein.
• Server-Protokolle: 14 Tage. Feedback: längstens 30 Tage.
• Nachweise über Zustimmungen: 3 Jahre nach Vertragsende (Verjährungsfrist nach § 1489 ABGB).

6. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie an [email protected].

Beschwerden: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, https://www.dsb.gv.at.

7. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne E-Mail-Adresse, Namen und Passwort kann kein Konto angelegt werden. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

8. Automatisierte Entscheidungen

Es gibt keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO. KI-Funktionen erstellen nur Vorschläge (Zusammenfassungen, Entwürfe), über die Sie selbst entscheiden.

Stand: Entwurf vom 2026-11-13 · Fassung 0.2